Web会議システム利用例｜本社支店間会議

2017年に制定された「働き方改革関連法」では時間外労働の上限の見直しや長時間労働の是正など働き方改革が推進されており、労働現場での生産性の向上が大きな課題となっています。業務の中で大きな割合を占める「会議」ですが、その事前の準備から当日の参加に至るまで多くの時間と労力が必要とされ生産性の向上が阻まれます。そこで注目されているのがWeb会議システム。会議運営の「ムダ」の削減、生産性の向上を実現します。

会議でありがちな「ムダ」とは

会議、これはビジネスシーンで不可欠で重要な業務の一つと言えます。この会議運営のためには予定調整や資料の準備、実際の会議への出席や会議出席のための移動等多くの労力と時間が必要です。その会議運営にかける労力と時間にムダは発生していないでしょうか。

会議自体の「ムダ」

会議の優先順位をつけてみましょう。会議の中には生産性向上の点から考えて、重要なものとそうでないものとがあります。以前から習慣的に行っていて形骸化している会議はありませんか。習慣的に行っているだけで明確な議題がない会議は思い切って止める、会議出席者を絞り込みコンパクトな会議にするといった工夫をすることで会議にかかる労力や時間を圧縮することは可能です。ではどのように圧縮していけばよいか具体策を考えてみましょう。

・事前に会議の議題や目的を決め、出席者に知らせておく
まず出席者に会議の議題や目的を会議出席前に知らせておくことが必要です。これが行われていないと、会議の冒頭で議題や目的の説明を行わなければならず、さらに議題や目的に関する質疑応答があると、論議になかなか入れずその分全体の会議時間が長くなります。しかし、出席者に事前に会議の議題や目的を知らせておけば、出席者も議題に関する考えを前もっとまとめておけるので、より良い結論を出すための討議の時間を十分確保することが可能となります。

・出席者を議題や目的にあわせて絞り込む
会議の目的や議題に合わせ、必要なメンバーだけが会議に出席するようにします。そうすれば必要最低限の人員で効率良く会議を進めることができ、会議自体の効率化や生産性向上に繋がります。

会議内容にあまり関係の無い人の会議出席は、その人にとって大きな時間のムダとなります。また出席者が多すぎると意見がまとまりにくくなる場合があります。会議出席者を、会議内容に深く関係があるかどうかで絞込み見直してみましょう。

会議準備の「ムダ」

会議の準備にも業務の生産性を下げる三つの要因があります。それは日程調整、会議資料準備・配布、会議出席のための移動時間と移動費用です。会議に関するムダを生むこの三つの要因をまとめて解決できる便利なツールがあります。それはテレワークネットが提供するマルチルームWeb会議VivaMeetinです。ではこのWeb会議システムをどのように活用すればムダが省けるのでしょうか。具体的に考えてみましょう。

Web会議システムで削減できる会議運営の3つの「ムダ」

テレワークやフレックスタイム制など働き方が多様化する中で、従来の「会議は実際に顔を合わせて行う」という考え方に変化が見られています。また2017年の「働き方改革関連法」の制定に伴い、各企業には業務の効率化や生産性の向上が求められるようになっています。この現状を解決するために有効なツールとして「Web会議システム」が注目されています。

・日程調整がシンプルに
会議を必ず対面で行うとした場合、場合によっては会議出席に長時間の移動（場合によっては宿泊）が求められるメンバーが発生します。そういった事情を持つ人を含む会議出席者全員の予定を調整するのは難しく、日程調整のやりとりに時間が掛かってしまいます。

テレワークネットのマルチルームWeb会議VivaMeetinであればどの参加者も移動時間や他のスケジュールとの調整を考慮する必要はありません。誰もが普段勤務している拠点から移動することなく、またインターネットがつながりさえすれば、別の用件で外出していても帰社せずにどこからでも会議に出席できます。会議運営者の会議日程の調整もシンプルになります。

・会議資料の準備配布の負担が軽減される
VivaMeetinには資料共有機能が備わっています。議事進行者は見せたい資料を即時に全出席者と共有することが可能です。複数メンバーが会して出席している拠点では、共有されている資料をモニター等に映せば全員が同じ資料を同時に画面上で閲覧できます。実際にパソコン上で書き込みしているところを同時に見られるので、強調したいポイントを有効に伝えることができます。この資料共有機能を使えば、印刷に向かないコンテンツでもパソコンで見られれば会議資料として提示することが可能です。

・移動時間の短縮と移動費用の削減
Web会議を行うことで最も削減されるのが会議出席にかかる「移動時間」です。対面で行う会議の場合、出席者全員が1か所に集まる必要があり、出席者の勤務地によっては長時間の移動を強いられていました。移動距離があるとスピーディなコミュニケーションも阻まれます。会議会場から遠隔で勤務しているメンバーで責任者の立場にある出席者は、会議出席のため勤務地を長時間不在になることで、迅速に行うべき本来の業務が行えなくなります。会議移動中に発生したトラブルに即座に対応できず、問題が大きくなってしまう可能性も否めません。

従来の会議をWeb会議システムに切り替えるなら…
・会議のたびに発生していた移動時間と移動費用をすべてゼロにすることができます。
・リアルタイムで会議ができることにより、意思決定の時間を大幅に削減することができます。
・これまで移動時間に費やしていた時間を重要な業務に充てることができ、生産性の向上に繋がります。
・移動にかかる経費を抑えることにより健全な会社運営にも役立ちます。