Web会議システム利用例｜ペーパーレス会議

会議を効率よく進めるために会議資料は不可欠ですが、会議資料の作成と配布に時間と手間、コストがかかっているのも現状です。会議資料に関するムダを減らし効率よく作成配布するために、会議資料のペーパーレス化に感心が高まっています。具体的に会議資料のペーパーレス化、ペーパーレス会議とはどういったものなのかについて考えてみましょう。

ペーパーレス会議とは

コストと労力の削減が可能な会議

ペーパーレス会議とは、会議で使用する書類や資料を電子文書化しIT技術を使用し共有、会議出席者各自がPCやタブレットなどのデバイスで閲覧して行う会議のことを指します。会議資料を電子文書化することにより、印刷にかかる諸費用を削減することが可能となり、印刷や製本配布に係る労力を削減、つまり人件費も削減することが可能となります。

どこからでも出席できる会議

会議資料が印刷物であることが前提の会議では、資料を受け渡しできる場所で会議を開催しなければなりません。となると会議開催場所はオフィス内という場所的制約、必然的に出席者が社内にいる時間に会議を開催しなけらばならないという時間的制約が発生します。ですがペーパーパーレス会議になりますと、IT技術で文書を共有しますので、インターネット回線があればどこにいても会議資料を閲覧することが可能となり、会議出席に求められる時間的場所的制約はまったくなくなります。

資料が見やすい会議

含めなければならない情報が増えるほど会議資料の文字は小さくなります。時には若手が作成した会議資料では一定年齢以上の出席者には大変見づらいということがあります。しかしペーパーレス会議で会議資料が電子文書化されていれば、閲覧者が自分の手元で見やすいように資料を拡大することが可能です。

資料のセキュリティ等管理のしやすい会議

従来の会議資料を印刷して閲覧すると、また印刷物という形で機密情報が残ってしまうと、外部に流出する危険性が高まります。自宅に持ち帰っていたり適切に廃棄されないと外部者の手に渡る危険性が高まります。しかしペーパーレス会議では会議資料をネットワーク上で一元管理しますので、アクセス制限を行えばセキュリティを保ちやすくなります。

資料更新訂正のしやすい会議

ペーパーレス会議では会議資料の印刷制本配布に時間は不要です。修正が発生しても共有する電子文書を修正するだけで済み、また再印刷製本のムダなく差し替えが可能です。

会議資料がナレッジとして使用可能

会議資料が電子文書化されているので、議論に関連する資料、文言を文字検索により探し出すことが容易となります。蓄積された会議資料がナレッジとして使用可能になります。

会議資料を紙から電子文書にすると、生産性の向上や業務の効率化が図れワークスタイルを変革することが可能になります。欲しい情報にいつでも、どんな端末からでも、どこからでもアクセスできるのがペーパーレス会議です。