Web会議システム利用例｜人事・採用

日本では入社試験、採用業務や人事評価のための面接面談は直接会って行うのが一般的でした。しかし最近では直接会わずにオンラインで行われる「Web面接」「Web面談」が普及しつつあります。実際、マイナビによる調査では、面接経験者のうちWeb面談を受けた人の割合は2019年卒の場合11.5%、2020年卒の場合20.2%という数字になり、1年で倍増しています。少子高齢化による労働力不足対策として、今後は幅広い人材を募集するためオンライン(Web)面接を行う企業が増えていくことが予想されます。

様変わりする「面接・面談」
面接、面談という言葉に含まれる「面」という字には本来「会って話す」「顔を合わせる」という意味が含まれます。しかし最近では面接、面談を顔を合わせることなくオンラインで行う企業が増えてきました。オンライン(Web)面接とはどんなものでしょうか。ここでは企業の採用現場から見た特徴についてご紹介します。

オンライン(Web)面接とは

オンライン(Web)面接とは、パソコン・タブレット・スマートフォンとインターネット回線を使用し、インターネットで使用できるテレビ電話機能を活用して、オンライン上で面接を行う方法です。国土が広大な米国ではオンライン(Web)面接がすでに広く導入されています。日本でもスカイプ、Googleハングアウト、Facetimeなど快適に使えるツールの環境整備が進んだこと、2008年のリーマンショックに端を発する世界同時大不況を打開するため国内企業が貴重な人材を海外に求めるようになったことで、2010年ごろから面接場所を問わないオンライン（Web)面接が行われるようになってきたといわれています。

従来の面接との違い

従来の面接は、面接官と求職者が直接会う必要がありましたから、面接場所の確保とその場所への求職者側の移動が求められました。採用する企業と求職者の居住地との距離が求職者の応募を躊躇させてしまう要因となり、企業側の人材確保の機会、求職者側の応募の機会が失われていました。

ですがオンライン(Web)面接なら、コミュニケーションがインターネットを介して行われますので、人材採用の場面では従来の面接で発生していた企業と求職者の物理的な距離はまったく問題なくなります。

オンライン(Web)面接のメリット

募集の地域が限定されない、幅広く募集できる

従来の直接顔を合わせるタイプの面接で多くの求職者を得ようとすると、人口の集中している都市部で採用活動を行うのが有効そうですが、そうなると自ずと他社との取り合いになってきます。さらに働きながら転職を検討している求職者の場合、面接のため仕事を何度も休まなければならなくなりますし、地方の優秀な人材にアプローチするのも難しくなり、来社しにくい人物を面接方法によって候補からふるい落としてしまうことになります。

ひとりでも多くの優秀な人材を獲得するため、採用の門戸を大きく開いておくという観点からすると、求職者と企業の距離を感じさせないオンライン(Web)面接は大変有効です。

多数の応募者との面接が可能

従来の面接では、面接会場の確保が必要となりますが、オンライン(Web)面接ではパソコンを開けばそこがすぐに面接会場となり、特別な会場の確保は不要です。面接官が複数いる場合は全員が面接会場に集まるために予定を調整しなければなりませんが、オンライン(Web)面接ではその必要も無く、面接官も本来の業務の隙間の時間に面接を行うことができ、結果として効率よく面接を行えますので、従来の面接よりも多数の応募者と面接をすることが可能になります。

選考過程がスピードアップし、途中辞退を最低限にできる

面接会場の手配や企業側と応募者側の日程調整等面接の準備に時間がかかる従来の面接に比べ、オンライン(Web)面接の場合は、準備の時間が短縮でき、選考過程がスピードアップします。応募者の入社意欲の高い状態のうちに選考を進めることで途中辞退も最低限に抑えられます。

採用ミスマッチの抑止、採用活動の向上

オンライン(Web)面談を行うツールには一般的に録画機能が搭載されているものが多く、面接の様子をデータとして保存しておくことが可能です。この録画データを見直し応募者の言動を分析することで、その応募者が今企業にとって本当に欲しい人材なのかの見極めを注意深く行うことができ、採用ミスマッチを防ぐことができます。また面接に立ち会えなかった担当者がいた場合でも、面接の録画データがあれば後日データを見て採用の可否について意見を交換することが可能になります。

さらに面接の録画データを蓄積することで、企業側が面接する際のより有効な問いかけ等を検討することができ、採用活動の向上を図れます。

交通費など経費を減らすことが可能

オンライン(Web)面談ではパソコンの前がすぐに面接会場になります。会場の準備が不要、面接会場への交通費も不要となりこういった経費を抑えることが可能です。また面接会場が不要いつでもどこでも行えるという点から効率よく面接を行えますし、多数の面接を行うことができます。さらに選考過程がスピードアップすることで、応募者の途中辞退を防ぐことができ、採用ミスマッチを抑止することで採用と新人教育にかかる経費も大きく圧縮することが可能になります。

オンライン(Web)面接のデメリット

とはいえ、インターネットを使用するオンライン(Web)面接には特有の以下のようなデメリットも存在します。

ミスコミュニケーションが起きやすい

通常の顔をあわせた会話では、見知らぬ同士であっても絶妙な間合いで会話を行っています。しかし通信機器を介するオンライン(Web)面接では通信トラブルのない状況であっても、同時に言葉を発してしまったり、不要な会話の間があったりとスムーズな意思の疎通が図れず会話の微妙なニュアンスがきちんと伝わらない可能性も発生します。特にカメラやマイクを使って話をすることに慣れていない場合はミスコミュニケーションの起きる可能性は高まります。

通信に関するトラブル

オンライン(Web)面接では避けられないことですが、使用する通信機器に思わぬ不具合が発生することがあります。また使用するインターネット回線の中には面接の行われる時間帯によって通信が不安定になることもありますし、刻々と変わる通信環境により避けられないトラブルもあります。そういったトラブルが発生した場合対応に終始し、有効な面接が行われない可能性も考えられます。

情報漏洩のリスク

面接時の録画データは特に取り扱いに注意すべき個人データです。適正に管理しないと、社内のだれもが見られる状態にあったり外部に漏洩してしまう危険性があります。これには専用のツールを使用することにより対応が可能です。

ソフトや機器操作の簡便性

オンライン(Web)面接で使用するソフトや機器の操作に深い習熟が必要な場合は、気軽に頻繁に面接を行うことが難しくなります。そうなりますと、オンライン(Web)面接ならでは機動性が生かされません。

導入費用

「高いものは良いもの」とばかりに自社に不適当な大規模高性能高額なシステムを導入してしまうと、オンライン(Web)面接による経費削減効果は相殺されるどころか逆に余計な費用がかかることになります。

従来の面接をオンライン(Web)面接に切り替えるなら…

・面接のたびに発生していた移動時間と移動費用をすべてゼロにすることができます。
・面接準備がすぐにできるので選考過程の時間を大幅に短縮することができます。
・これまで面接のための移動に費やしていた時間を重要な業務に充てることができ、生産性の向上に繋がります。
・面接や採用、新入社員教育にかかる経費を抑えることにより健全な会社運営にも役立ちます。

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